Autor : Tatsuya Okada1, Takako Kojima2, J. Patrick Barron3
1 Grupo Marketing, División de Servicios de Administración de la Sociedad, Departamento de
Ventas, Kyorinsha Co., Ltd
2 Departamento de Comunicaciones Médicas Internacionales, Universidad de Medicina, Tokio
3 Universidad de Medicina, Tokio
Correspondencia : Takako Kojima takako97kojima@gmail.com
Item 5 de la serie
Introducción
En artículos anteriores de esta serie, describimos
los aspectos importantes de la preparación de manuscritos, tales como el formato, las cuestiones éticas, el proceso de envío y los roles del departamento
de redacción. Como lo explicamos anteriormente,
la mayoría de las revistas tienen las “instrucciones
para los autores”, que incluyen instrucciones sobre
el formato y otra información necesaria que deben
proporcionar los autores al enviarle un manuscrito
a cada revista en particular.
Se espera que los autores adhieran a las instrucciones del proceso de preparación del manuscrito,
ya que todo artículo que no haya sido preparado de
acuerdo con las pautas o que carezca de la información necesaria se considerará “no enviado” o será devuelto a los autores antes de continuar con el
proceso de revisión por pares. Esta situación resulta
frustrante para los autores y también para la revista, ya que puede perder tiempo y recursos valiosos.
Es especialmente lamentable el hecho de que esto
puede prevenirse con enfoques razonables de sentido
común, que este artículo pretende describir.
Anteriormente señalamos asuntos que requieren la atención de los autores al escribir un manuscrito. En este estudio recolectamos información
y analizamos los resultados para encontrar los
errores que cometen frecuentemente los autores
al preparar manuscritos, por los cuales los manuscritos se les devuelven, y para ayudar a los autores
a que comprendan qué puntos deben tener en
cuenta, además del contenido de su investigación,
antes de enviar un manuscrito.
Materiales y métodos
Este estudio fue realizado por el Equipo de Soporte
Administrativo del Departamento de Redacción de
Kyorinsha (www.kyorin.co.jp). Proveen servicios de
soporte a distintas revistas publicadas en idioma
inglés. A través de sus servicios, cuando el equipo de
soporte recibe un manuscrito, los administradores
verifican los siguientes aspectos: portada: título,
nombres de los autores, afiliaciones, información de
los autores correspondientes; resumen: conteo de
palabras, estructura; el número de palabras clave;
la declaración sobre la divulgación de los conflictos
de interés; figuras, tablas y sus leyendas. Si un
manuscrito tiene un formato incorrecto o carece
de la información requerida, los administradores se
ven obligados a devolverles el artículo a los autores
con descripciones de los puntos que deben cumplir
antes de reenviar el artículo.
Entre las varias revistas a las que Kyorinsha les
provee servicios de soporte, elegimos al azar 291
manuscritos enviados en un período de 6 meses y
analizamos los motivos por los que algunos de ellos
fueron catalogados como “no enviados”. Revisamos
los registros de cada manuscrito para verificar si
habían sido considerados como “no enviados”, y en
caso afirmativo, los motivos. Algunos manuscritos
tenían múltiples fallas, por lo que habían sido devueltos a los autores.
Resultados
En la Tabla se muestran los resultados de la investigación. La misma muestra que de los 291 manuscritos, 118 (40,5%) fueron considerados como “no enviados”, lo cual es una proporción excesivamente grande. Los errores relacionados con el resumen correspondían a un total de 38,2%, incluyendo conteo excesivo de palabras (20,9%); formato del resumen (13,6%) y resumen faltante (3,7%). Las revistas normalmente tienen un límite de palabras para los resúmenes1; la mayoría de las revistas analizadas tenían un límite de 250 palabras. Si el autor excedía el límite de palabras especificado, se le devolvía el manuscrito. Los problemas relacionados con el formato del resumen (13,6%) tenían que ver con resúmenes incorrectamente estructurados o no estructurados, o sea, que no respetaban las instrucciones sobre el tipo de manuscrito. Generalmente se exige un resumen estructurado en ciertos tipos de manuscritos tales como los artículos originales, que requieren los siguientes encabezados: objetivo (introducción), materiales (pacientes) y métodos, resultados y conclusión. Por otro lado, el resumen no estructurado debe ser un resumen del estudio y sus hallazgos sin ningún encabezamiento. Se utiliza habitualmente en tipos de manuscritos tales como casos clínicos y artículos de revisión. Las revistas pueden utilizar distintos términos o subencabezados en resúmenes estructurados, y los autores deben seguir las instrucciones de la revista en cuestión.
Otro error frecuente fue la falta de información
del autor; particularmente no coincidía el número
de autores de la portada con el del sistema de envío
en línea (14,1%). En muchos casos, descubrimos
que el autor que realizaba el envío proporcionaba
información de un solo autor en el sistema en línea,
pero en la portada real aparecían varios autores.
En esos casos, el manuscrito era devuelto por información insuficiente de los autores.
El sistema de envío de manuscritos que se utilizó en este estudio le manda un correo electrónico de
confirmación del envío a cada uno de los autores
para intentar evitar la autoría fantasma. La autoría fantasma es una práctica poco ética que utiliza
los nombres de autores prominentes en el campo,
aunque esos investigadores no hayan colaborado
con el estudio, en un intento por obtener ventajas, como por ejemplo la revisión por pares de influencia positiva. Es importante proporcionar
las direcciones de correo electrónico de todos los
autores para que el departamento de redacción
les envíe los correos electrónicos de confirmación
del envío a cada uno de los autores enumerados
en el manuscrito enviado a la revista. Esto ayuda
a eliminar la autoría fantasma.
Otro error frecuente encontrado en el estudio
estaba relacionado con la información del autor correspondiente (10,5%). Un autor correspondiente
es el individuo responsable de comunicarse con la
revista a través del proceso de envío, revisión por
pares y producción. Además, el autor correspondiente tiene la responsabilidad de responder a las
críticas y preguntas relacionadas con el estudio
que puedan surgir a partir de su publicación2. Las
revistas que se utilizaron en el estudio solicitaban
en las instrucciones para los autores que se enumerara un autor correspondiente con su información
de contacto (dirección de correo electrónico) en la
portada. Los errores que se encontraron correspondían a los casos en los que no se proporcionó la información o en los que se indicaba más de un
autor como autor correspondiente en la portada.
Además de los errores descriptos anteriormente,
encontramos muchos errores menores, como por
ejemplo, figuras sin sus leyendas (3,1%), marcas de
revisión anteriores (2,1%), denominación incorrecta de tablas o figuras (1,6%) y nombre incorrecto
de la revista en la presentación (1,0%).
Conclusión
A lo largo de este estudio descubrimos que los errores que hacen que un manuscrito le sea devuelto
al autor pueden producirse en distintos aspectos
relacionados con el formato del manuscrito, desde
el conteo de palabras hasta la falta de información
del autor, a pesar de que en las instrucciones para
los autores se indican los requisitos en forma clara
e inequívoca.
Los autores deben ser plenamente conscientes
de que los requisitos para cumplir con las instrucciones de redacción de un manuscrito varían según
las distintas revistas, debido a los distintos estilos
que utiliza cada revista. Por lo tanto, el autor
debe leer cuidadosamente las instrucciones de la revista para la cual esté escribiendo y preparar
los manuscritos de acuerdo con las instrucciones
específicas de esa revista.
Si los autores tienen dudas respecto a las instrucciones, se recomienda enfáticamente que se
comuniquen con el departamento de redacción
de la revista para poder aclararlas. Además, los
autores deben saber que, si bien las distintas revistas tienen requisitos diferentes, muchos de esos
requisitos están basados en las Recomendaciones
de realización, presentación, edición y publicación de trabajos académicos en revistas médicas
del Comité Internacional de Editores de Revistas
Médicas, conocidas como las Recomendaciones
ICMJE2. Si los autores tienen dudas respecto a los
estilos de formato o a alguna cuestión relacionada
con la ética de la publicación que no se describa en
las instrucciones, deben consultar las Recomendaciones ICMJE para evitar errores innecesarios y
fácilmente evitables.
Revisar el manuscrito para evitar que sea devuelto por errores puede llevar mucho tiempo, y
en algunos casos, los autores pueden perder la
oportunidad de que se publique en el momento
adecuado. Es por eso que es de vital importancia
que los autores adhieran cuidadosamente a las instrucciones para los autores y preparen sus trabajos
de manera acorde.
Agradecimientos: Los autores agradecen a Kaoru Yoshida por su ayuda en la recopilación de datos para este estudio.
Conflictos de interés: T. Okada es empleado de Kyorinsha.
1. Andrade, C. How to write a good abstract for a scientific paper or conference presentation. Indian J Psychiatry. Abril-junio 2011 [citado 15 de marzo de 2015]; 53(2): 172–175. Disponible en: http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3136027/
2. Comité Internacional de Editores de Revistas Médicas. Recomendaciones para la realización, presentación, edición y publicación de trabajos académicos en revistas médicas: cómo definir el rol de autores y contribuyentes. 2015 [citado 22 de marzo de 2016]. Disponible en: http://www.icmje.org/recommendations/browse/roles-and-responsibilities/defining-the-role-of-authors-and-contributors.html.