Autor : Tatsuya Okada, Takako Kojima1, J. Patrick Barron2
Grupo Marketing, División de Servicios de Administración de la Sociedad, Departamento de Ventas, Kyorinsha Co., Ltd. 1 Departamento de Comunicaciones Médicas Internacionales, Universidad de Medicina, Tokyo 2 Universidad de Medicina, Tokyo
Correspondencia : Takako Kojima E-mail: takako97kojima@gmail.com
Item 4 de la serie
* Los siguientes artículos en esta serie se van a
enfocar desde la perspectiva del departamento de
redacción.
Introducción
Este artículo tiene como objetivo describir las
ideas generales y principios con respecto a los
roles y funciones del departamento de redacción
en el proceso de envío y revisión de un manuscrito.
Aunque esto debería otorgarle a los lectores
una idea general de cómo se manejan los manuscritos luego de que son enviados, uno debería
tener presente que cada revista tiene sus propias
políticas, roles y responsabilidades. Por lo tanto,
es importante leer las instrucciones al autor de la
revista específica de nuestro interés.
¿Qué es la revisión por pares?
La revisión por pares es un sistema de revisión
de manuscritos para asegurar la validez científica
y el valor de un artículo científico basado en la
revisión de otros expertos en la misma área de
investigación. Es la metodología de revisión más
comúnmente utilizada por revistas científicas y
ha sido utilizada desde al menos comienzos de
siglo XVIII.
Los revisores son generalmente voluntarios no
pagos que no son miembros del comité editorial.
Su mayor responsabilidad es leer el manuscrito y
proveer sus sugerencias a los editores. Se espera
que sus opiniones y comentarios sean justos y
constructivos, lo cual puede ayudar a los editores
a tomar decisiones de revisión y a los autores a
mejorar su artículo. Más aun, dando su evaluación científica del manuscrito, los revisores son responsables de informar a los editores si hay asuntoséticos con respecto al manuscrito. Cualquier cuestión ética es reportada a los editores para mayor
investigación.
Una vez que se acuerda que el manuscrito cumple con los requerimientos y enfoque de la revista y
sus lectores, el editor realiza una evaluación inicial
e inmediatamente después se buscan los revisores.
Esta búsqueda es una parte muy importante del
proceso de revisión por pares y puede incluir el
contacto de conocidos del editor, el uso de base de
datos de investigación, acudir a la lista de las referencias del manuscrito o seleccionar los nombres
de la lista de los posibles revisores sugeridos por
los autores en la carta de presentación.
Es crítico intentar eliminar o minimizar el sesgo
para un proceso de revisión justa. Generalmente, este
proceso es “simple ciego” para aumentar el nivel de
revisión por pares no sesgada, esto significa que los
revisores de un manuscrito son anónimos. También
existe la revisión “doble ciego” en la cual tanto los
autores como los revisores son mutuamente anónimos. Algunas revistas utilizan un sistema de revisión“abierto” en el cual los revisores y los autores son
notificados mutuamente sus nombres y afiliaciones.
En algunas de estas revistas que utilizan el proceso
de revisión “abierto” los revisores también se mencionan en la revista. Independientemente del proceso
de revisión empleado por la revista, se prohíbe a los
revisores y autores contactarse directamente.
¿Cuáles son los roles y la función del departamento de redacción?
El rol fundamental del departamento de redacción
es proporcionar un soporte administrativo a los editores y coordinar el proceso de envío, revisión,
edición y producción.
Durante el proceso de envío, el departamento de
redacción revisa el formato del manuscrito, como
el título, el conteo de palabras, el estilo de referencias, el tamaño de las figuras y el formato de las
tablas. Una vez que esta revisión se completa, el
manuscrito es enviado a los editores. Los editores
elijen posibles revisores a quienes el departamento
de redacción envía las invitaciones de revisión. El
departamento o secretaria de redacción también
es responsable de recolectar los comentarios de
aquellos revisores y reenviarlos a los editores o
editor en jefe (EEJ), quienes tomarán la decisión
de la evaluación del manuscrito. Una vez que se
concreta esta decisión, el departamento de redacción envía la carta con la decisión a los autores.
Luego de que el manuscrito es aceptado para la
publicación, el departamento de redacción trabaja
con el equipo de producción, que está especializado
en preparar el manuscrito para su publicación. El
departamento de redacción coordina con el equipo
de producción la copia y edición, el cronograma de
publicación, las pruebas de galera para mostrarles
a los autores cómo se verá el manuscrito cuando
se publique en la revista. Las pruebas de galera
son enviadas por el departamento de redacción a
los autores para confirmar el contenido y revisar
la información como nombre, afiliación institucional, texto, referencias, etcétera. Si es necesaria
cualquier corrección, el departamento de redacción
contacta al equipo de producción para asegurarse
que se realicen los cambios antes de la publicación.
Además de las tareas descritas previamente,
hay muchas otras que son llevadas a cabo por
el departamento de redacción como por ejemplo
mantener actualizado el sitio web de la revista,
organizar las reuniones del comité editorial y preparar datos estadísticos para el análisis cualitativo
de la editorial y publicaciones. El departamento
editorial también responde a dudas o preguntas
de los autores, revisores y editores. Si se reciben
cuestionamientos sobre políticas de la revista,
temas éticos que comprometan a los autores o
revisores o apelaciones a la carta de decisión, estos son reenviados al EEJ, quien toma la decisión
apropiada junto al comité editorial
¿Qué sucede con el manuscrito luego de su envío?
El proceso de revisión general de un manuscrito está resumido en la figura. La secretaria del departamento de redacción revisa que el manuscrito adhiera a “las instrucciones de los autores” o a alguna guía de la revista para la preparación del manuscrito. Los ítems revisados incluyen: nombre de los autores, afiliación, conteo de palabras, tamaño de figuras y números, y diseño de tablas y figuras. En este punto, el departamento de redacción también revisa la carta de presentación para ver si hay alguna información específica que los editores debieran conocer. Además, también se revisan los formularios de los derechos de autor, confirmación de la autoría, conflicto de intereses y política de protección de la privacidad del paciente.
Si se encuentra algún error de formato en la revisión descrita, el manuscrito se cataloga como “no enviado” y es devuelto a los autores lo cual resulta en un tiempo adicional que se requiere antes de que el manuscrito se revise. Es, por lo tanto, crítico que los autores lean y sigan las “instrucciones para los autores” antes de enviar el manuscrito. En este punto el EEJ o el editor a cargo revisan el contenido una vez más para asegurarse de la calidad científica básica y el enfoque del manuscrito.
Revisión
El número de revisores que se convoca para proveer
una revisión justa y constructiva puede variar de
acuerdo con la revista. Luego de que se recolectan
todos los comentarios, el EEJ, el editor asignado
o el comité editorial también revisa el manuscrito
para una decisión final. Si dos revisores tienen
opiniones totalmente opuestas, por ejemplo uno
decide aceptar mientras que otro decide rechazar,
el editor puede buscar un revisor adicional para
una opinión extra.
En general, existen hasta 4 tipos de decisiones:
A) Aceptar, B) Revisiones mayores, C) Revisiones
menores (o ambas), y D) Rechazar. “Aceptar” significa que el manuscrito es aceptado para
su publicación. Es extremadamente raro que
un manuscrito sea aceptado sin ningún tipo de
revisión. “Revisión (mayor/menor)” requiere
correcciones o revisiones como especifica el
revisor y el editor. Una vez que se realizan las
revisiones necesarias, el manuscrito puede ser “re-enviado” con respuestas punto por punto a
los comentarios de los revisores y editores. Si
un manuscrito recibe una decisión de “rechazo”,
generalmente significa que no está autorizado a
re-enviar el manuscrito a la misma revista, a no
ser que sea instruido de manera distinta en la
carta de decisión.
Si la carta de rechazo sugiere que se envíe el
manuscrito a otra revista, esto es una confirmación definitiva de que no se puede re-enviar a esa
misma revista. En casos extremadamente raros,
cuando el autor cree que los revisores pueden
haber entendido mal el enfoque o idea principal
del manuscrito, pueden pedir una re-revisión,
pero esto sucede probablemente en menos del 1%
de los artículos.
¿Puedo listar revisores específicos con los cuales me siento cómodo o incómodo?
La respuesta a esta pregunta es “sí”. Hay incluso algunas revistas que solicitan a los autores
identificar algunos revisores potenciales durante
el proceso de envío. Incluso en el caso que la sugerencia de revisores no sea un requisito, si uno
tiene alguien con quien se siente cómodo o incómodo revisando su manuscrito, entonces debería
referirse a este tema en la carta de presentación.
La política relacionada a los revisores depende de
cada revista, por lo tanto es importante revisar
la información para los autores antes de hacer el
envío. Además, uno debe saber que la decisión de
invitar o no invitar a los revisores sugeridos va a
ser tomada a discreción de los editores.
Para aumentar las posibilidades de que la sugerencia de los revisores sea considerada por los editores, uno debería incluir nombre de los revisores,
afiliación institucional, información de contacto
(dirección de correo electrónico) y, principalmente,
las razones por las cuales los recomienda o no los
recomienda para revisar su manuscrito.
Las razones dadas para seleccionar determinado
revisor potencial pueden incluir la muy conocida
reputación del revisor en el campo de investigación.
Por otro lado, cuando se solicita excluir determinados revisores o instituciones para la revisión, es particularmente importante dar razones que la revista
pueda comprender. Por ejemplo, una publicación
pasada o historia de investigación indicando una
fuerte oposición a las ideas propuestas por el artículo o desacuerdos en reuniones científicas al punto
donde el autor siente poco probable que un revisor
específico o grupo puedan dar una revisión objetiva.
Independientemente, el proveer la justificación de
sus recomendaciones para elegir o evitar revisores
específicos puede ayudar a los editores a elegir a los
revisores más apropiados para una revisión justa,
no sesgada y constructiva de su manuscrito.
Algunos estudios sugieren que es más probable
que los revisores sugeridos por los autores den una
recomendación favorable para la publicación. Al
mismo tiempo, también se ha observado que las
recomendaciones de los revisores sugeridos por el
autor no afectan significativamente las decisiones
hechas por los editores1,2. Uno debería tener en
cuenta que el contenido del manuscrito por sí mismo, junto con las respuestas punto por punto de los comentarios de los autores, es lo que determina
que el manuscrito sea aceptado para la publicación.
¿Cuál es la diferencia entre la publicación basada en suscripción y el open access (OA, acceso abierto)?
La mayor diferencia entre la publicación basada
en suscripción y el OA es que en las revistas con
publicación basada en la suscripción, los lectores
deben pagar una suscripción o pagar para ver
un artículo en particular para leer los artículos
de la revista. Por el otro lado, la publicación OA
permite a cualquiera con acceso a internet a leer
el artículo3.
En la publicación basada en la suscripción, las
revistas cubren los costos de sus operaciones, como
la impresión, la edición, la publicación y los costos
administrativos vendiendo la suscripción a sus
lectores, como por ejemplo investigadores individuales, bibliotecas e instituciones. En OA, las revistas
cubren sus costos principalmente por tasas de procesamiento de los manuscritos que son cobradas
a los autores4. Además existen revistas “híbridos” que permiten a los autores elegir que su manuscrito
sea publicado basado en la suscripción sin tasas de
procesamiento o OA con tasas de procesamiento5.
La tasa de procesamiento varía de acuerdo a
cada revista. Hay algunas pocas revistas que no
cobran ninguna tasa, pero hay algunas que cobran
por encima de $ 3000. Por lo tanto, cuando uno
elige una revista, los autores deberían tener en consideración el estilo de publicación y las opciones.
Adicionalmente, algunas revistas tienen un sistema de dos o tres niveles donde cobran de acuerdo
al producto bruto interno (PBI) del país donde está localizada la afiliación del autor principal.
La ventaja del OA incluye el factor de que
inmediatamente luego de la publicación, su artículo se transforma en disponible gratuitamente
a billones de personas en la red. Esto puede, a su
vez, aumentar la posibilidad de que se reconozca
su manuscrito en la comunidad académica. Según
Eysenbach, los artículos publicados a través del
sistema OA es más probable que sean citados más tempranamente y frecuentemente que las
revistas con publicación basada en la suscripción4. Sin embargo, otro estudio mostró que los
artículos OA tienen un promedio de citación a 2
años aproximadamente, 30-40% menor que los
artículos basados en suscripción3. Mientras que la
tendencia de publicación OA en revistas científicas
es relativamente nueva comparada con el proceso
de publicación basada en la suscripción, los autores deberían tener en cuenta estas diferencias y el
cambio en las tendencias al momento de elegir a
qué tipo revista enviar su manuscrito para obtener
el máximo impacto científico.
Además de estas diferencias fundamentales en
cuanto a las características, los autores deberían
tener presentes que algunas becas de investigación,
especialmente aquellas del gobierno de Estados
Unidos, requieren que los autores envíen sus
resultados de investigación a revistas OA, con el
objetivo de que esta información este accesible al
mayor público posible, incluidos los contribuyentes
de Estados Unidos en la comunidad académica.
Si su investigación involucra una beca o soporte
financiero, incluso una entidad sin fines de lucro
o gubernamental, uno debería asegurarse con los
otorgadores de la beca si existen requerimientos
relevantes en cuanto a cómo debería ser publicado
el manuscrito.
Conflictos de interés: TO es empleada de Kyorinsha.
1. Bornmann L, Daniel HD. Do Author-Suggested Reviewers Rate Submissions More Favorably than Editor-Suggested Reviewers? A Study on Atmospheric Chemistry and Physics. PLoS ONE 2010;5(10): e13345.
2. Moore JL, Nielson EG, Siegel V; Associate Editors at the Journal of the American Society of Nephrology. Effect of Recommendations from Reviewers Suggested or Excluded by Authors. J Am Soc Nephrol 2011; 22: 1598-1602.
3. Björk BC, Solomon D. Open Access versus Subscription Journals: A Comparison of Scientific Impact. BMC Medicine 2012; 10: 73.
4. Eysenbach G. Citation Advantage of Open Access Artibles. PLoS Biology 2006; 4(5): e157.
5. Laasko M, Björk BC. Anatomy of Open Access Publishing: A Study of Longitudinal Development and Internal Structure. BMC Medicine 2012; 10: 124